第四节　档案

一、综合档案
　　农场的档案工作，一直由办公室负责。1984年，农场办公室设专职档案管理人员1人。根据《档案法》的要求，农场于1989年投资修建综合档案室，当年10月竣工，使用面积为120平方米，配有30套档案柜和10列密集架，并购置了缝纫机、吸尘器等设备。
　　农场自建场以来，形成的各种档案资料，没有进行过系统的清查整理。由于各种原因，有些档案资料散失，没有散失的资料存放也不正规，更没有形成管理制度。为改变这一状况，农场抽调专门力量，从1988年开始，对机关各部门、二线各单位和一线单位的各种档案资料，进行清查整理，按照农垦档案分类法统一编号分类归档。到1991年上半年，全场共收集整理科技类档案组成1881卷，文书档案组成2167卷，会计档案组成1370卷，实现了文书、会计、科技档案集中管理。
　　1991年10月，农场档案工作通过省级验收，被评为省级档案管理先进单位，农场档案室获省达标合格证书。
　　随着档案管理正规化的进程，在工作中形成的各种档案资料日益增多，原有的120平方米综合档案室急需增容扩大。1999年，农场决定将综合档案室搬迁至机关办公大楼。搬迁后的新档案室面积为244.3平方米，所存档案数量种类也有相应的增加。2000年综合档案室共存有档案卷宗27713卷，其中科技档案3380卷，专业档案20507卷，文书档案3826卷。此外还建有保存各类资料专柜，重要图书资料472册，照片618幅，各类底图413张，收集各种锦旗29面，荣誉证21个，国家和省级资格证书4个。
　　为了迅速、准确查找相关资料，综合档案室还组建专卷，包括《1956～2000年八五八农场大事记(初稿)》、《2000年八五八农场地名录》、《历任农场党政主要领导名录》等。
　　根据上级加强农业档案管理、开展家庭农场、生产队档案建档工作的要求，1999年初，农场办公室主任带领档案员下各基层单位逐一落实了基层单位特别是农业单位的档案建档工作。到2000年实现了队级建档率达到100％，建立健全了基层建设、民主选举、民主评议、文明建设、综合治理等方面的档案，达到有人管、有柜装、有制度。至2000年收集整理农业档案134卷。同时，根据《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的有关规定，结合农场部分国有企业转制、资产重组和结构调整的实际情况，综合档案室收集整理了各转制企业资产交接记录及各转制企业资产盘点表等材料并形成资产交接卷宗，确保了国有企业资产档案的完整与安全。
　　在档案管理与利用方面，建立健全了各项规章制度，各基层单位均设立了兼职档案员(各科室设兼职文书)，在全场范围内形成一个档案管理网络。从1989～1990年农场先后制定下发了《会计档案管理办法》，《关于做好基本建设项目档案资料管理的通知》，《关于下发八五八农场科学技术档案管理暂行办法的通知》。农场还制定了《综合档案室工作职责范围和档案员岗位责任制》。1991年以后，又制发了《关于各项工程项目建档的规定》、《关于农场文书、科技、会计档案保管期限的规定》、《关于机关和基层单位文件材料归档工作制度及资料收集范围的通知》、《关于印发档案管理七项标准的通知》、《基层单位做好档案建档工作的通知》等一系列文件，使档案工作做到了有章可循，使档案管理更趋于标准化、规范化。
　　农场综合档案室有多种检索目录，主要有：案卷目录，从建档初期至2000年，每年分永久、长期、短期五类；全引目录，从建档初期到2000年一式两份，单独订一份，留在卷宗里一份；分类目录，从1988年以后对文书档案、科技档案按农垦分类大纲进行分类，形成分类目录；专题目录，农场全部档案实行统一管理后，案卷数量逐年增加。为查找方便，整理抄写了部分专题目录，对查找档案起到了快速、准确的作用；文号目录，根据工作需要，为准确迅速查找档案，编写了1988～2000年的文号目录，其特点是，可在短时间内提供所需文件，是一种比较理想的检索工具；总目录，便于统计和管理，总目录将每一年度的文书档案，科技档案按流水号进行排列。
　　此外，还编写了科室移交目录，资料目录、重要文件目录、基建底图目录、照片档案目录、荣誉档案目录等十几种专项检索目录。
　　在档案的利用与编研方面，综合档案室在编制检索目录后，开始着手各项编研工作，以便朝档案的主动利用方向发展。主要有《干部任免职名册》、《奖励晋级人员名册》、《离、退休人员名册》、《八五八农场历年降水、气温、日照对数与粮食产量对比数据表》、《农场历届职代会简介》、《农场历届党代会简介》、《农场水田开发文件材料汇编》、《农场科技成果资料汇编》、《各地知青名录》等20多种编研资料。
　　1984～2000年17年间共有1977人次查阅利用各种档案4112卷次，在农场的两个文明建设中起到了积极作用。
　　二、干部档案
　　农场干部人事档案一直由人事科主管，配有专职档案员负责此项工作。到2000年全场干部人事档案总数为1214份，其中：正式干部档案474份，以工代干档案303份，干部无头档案55份，离退休干部档案268份，干部死亡档案114份。
　　干部人事档案材料共分十类：第一类为履历材料；第二类为自传材料；第三类为鉴定考核、考察材料；第四类为学历和技术职称材料；第五类为政治历史审查材料；第六类为党团材料；第七类为奖励材料；第八类为处分材料；第九类为任免和工资材料；第十类为其他材料。档案卷皮、目标、档案袋都采用统一规定的样式、规格和标准。
　　多年来，在干部人事档案查阅和借阅上逐步形成了一整套严格的规章制度。查阅干部人事档案必须持单位介绍信并经领导批准，指派工作人员到阅档室查阅，不得带出档案室，不得擅自拍摄复制或泄露档案内容；严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。档案一般不外借，必须借出使用时，必须严格履行登记和审批手续，限期归还，任何人不得查阅本人及亲属的档案。对以上规定制度，工作人员严格执行，严格遵守，从未出过任何差错。
　　档案传送做到了安全及时。转出档案时，材料完整齐全，按统一规定的档案“转递通知单”进行详细登记，严密包封。转出一个月未收到“回执”时，写信催问，以防丢失。收到档案后及时查对，确认无误后将“回执”签名盖章，返回档案转出单位。
　　农场人事科在档案管理中严格坚持防火、防盗、防潮、防蛀、防光，做到不泄密，不丢失，并根据形势发展和工作需要，不断研究和改进档案的保管方法和保护技术，逐步实现了档案管理的规范化。经1998年分局组织部人事局检查验收，农场干部档案工作评为二级达标单位。
　　三、职工档案
　　十几年来职工个人档案始终由农场劳资部门主管，配备专人负责具体管理。到2000年底共有职工档案6531份，其中：固定工人档案1342份，合同制工人档案674份，集体工人档案503份，固定工退休档案1735份，个体退休档案2份，集体工人退休档案112份，在职职工死亡档案261份，无头及除名人员档案1902份。
　　职工档案材料分为十类：第一类履历材料、第二类为自传材料、第三类为鉴定考核、考察材料；第四类为学历和技术职称材料；第五类为政治历史审查材料；第六类为党团材料；第七类为奖励材料；第八类为处分材料；第九类为任免和工资材料；第十类为其他材料。档案卷皮、目标、档案袋都采用统一规定的样式、规格和标准。
　　十几年来，在职工个人档案查阅和借阅上逐步形成了一整套严密的工作制度。查阅档案必须凭单位介绍信并经领导批准，到阅档室查阅，不得带出档案室。必须借出使用时，严格履行登记和审批手续，限期归还。对档案管理做到了防火、防盗、防潮、防蛀、防光、不泄密、不丢失，并根据形势发展和工作需要，不断研究和改进档案的保管方法和保护技术，实现了档案管理工作的规范化、科学化。