第九节 电子计算机在垦区财会工作中的应用

一、计算手段的演变过程
　　在垦区财务会计事业发展50年的历程中，计算手段也是随着生产力与科学技术的发展与进步经历了几次演变。
　　1947年垦区少数农场开始建立。主要的计算工具是算盘，采用珠算计算。由于在当时的财会人员中东北人多，所用算盘多是上一珠、下五珠的长条窄算盘，辅之以少量的上二珠下五珠的大算盘。珠算自在各种核算中一直占主要地位。
　　到50年代初，各种机械计算器进入了垦区，拥有量达200多台，多为外国产，价格在1 000元—2000元(新币)不等，后来引入电动键盘式机械计算器，垦区拥有数量较小，50年代中期机械(电动)计算机为44台，1976年前增加到152台。
　　在垦区推广群众性经济核算过程中，为便于群众参加核算，各场核算人员也发明、创造了一些简易的班组经济核算表、卡等，推动了经济核算工作的深入开展。 1960年9月《中国农垦》第九期上发表了丁履枢、杜在清的文章，报导了赵光农场大搞简易核算工具的情况，文章说：“各种速算盘、速算尺和速算器，大部分是运用对数表、换算表等方法，把各种核算好的基数，固定在盘上或尺上。核算时只要动一下上边带有系数的盘和尺，就可以看到所要算出的数。简易核算工具的共同特点是：计算简便，专用性强，群众容易掌握”。
　　1975年前后，电子计算器开始进入垦区财会队伍，到1980年前后，几乎每个生产队，每个会计人员都有各种规格、型号的电子计算器。电子计算器在核算中，只是用于乘、除的运算，而加、减的运算，特别是在会计核算的大量加总、结账中，用的还是算盘。
　　80年代中期，电子计算机(微机)进入了垦区财会工作系统。开始只是开发了年终生产经营财务决算的汇总软件，1988年正式使用。随后，基本建设、事业单位的决算汇总软件也得以开发利用。用微机汇总与编制决算报告，为会计决算资料的分析提供了极大的方便，使决算分析工作更深入、细致，反映了企业管理中许多深层次的问题，为各级领导决策提供了依据。
　　无论电子计算器在计算上多么方便，也无论电子计算机在会计核算与财务管理上多么先进，但古老适用的珠算，作为会计人员的日用工具，是永远也丢不掉的。
　　二、微机在垦区财会工作中的初步运用
　　早在80年代初，总局财务处就探讨电子计算机的引进与应用。1986年春，总局财务处处长潘根深随总局企业管理调查团赴英国考察，归来后提出了垦区财会工作中电子计算机应用较为完整的设想，并请农垦科学院高级工程师桂体仁帮助论证，使这一工作的开展进入了实质性的步骤。
　　围绕会计电算化工作，总局财务处首先抓了解决思想认识问题，消除对使用计算机的种种误解；第二，抓人员培训，从1987年调宝泉岭管理局徐鞠沈、建三江管理局金旗到财务处微机室，并派人员外出学习，组织微机班，充实电算化的力量；第三，购置微机，最早于1987年购置微机10台，到1989年底累计达200台左右。同时开发会计软件。
　　1988年9月，总局财务处发出一份“关于财务应用计算机工作进展情况的通报”。通报说：“总局农垦财务工作会议以后，各管理局财务应用计算机进展很快。截止9月15日，宝泉岭、建三江、牡丹江、九三、北安五局各配置了两台微机，完成了机器安装、配套、人员落实、培训等各项工作。红兴隆、绥化、哈尔滨三局各配置了一台微机，并落实了机器安装、人员配置工作。但还有的管理局至今尚没有行动。汇总决算的软件，已由财务处组织专人在9月25日前初步开发完成。10月初进行软件的总体组装运行，11月初对各管理局计算机手进行软件应用培训”。
　　1988年始，总局财务处和各管理局计财处设立微机室，试验汇总、分析会计报表。利用微机汇总年终决算报表软件。1988年总局财务处和农垦科学院联合开发的，经过1988、1989、1990年三年的试用，逐步完善起来，管理局、总局正式应用微机汇总企业年终决算会计报表，取消手工汇总报表。1991年农业部下发“全国农垦企业财务决算微机处理系统”，总局组织力量顺利对接。由于微机的应用，大大提高了工作效率和数字的精确度，会计分析的内容增加，为专业人员和领导研究问题提供了更翔实的依据。1992年5月，总局与省财政厅共同召开了财务工作会议公布了103个农场12项财务管理指标依次排序，就是用电子计算机完成的。
　　三、垦区全面推广会计电算化
　　黑龙江垦区在财会领域开发、利用微机，自汇总财务决算报表开始，逐渐开发应用于工资计算程序、存货管理程序等软件。推行计算机记账，是从1991年农业部农垦局推出“农垦会计核算软件”起步的。此后，总局财务处作了专门研究和安排，由副处长贺天元具体负责电算化，成立电算中心，全面推行基层单位微机记账、微机联网和经济信息的传递。开发了《科目代码字典》和《财务报表管理系统》，至 1995年，垦区全面实现报表编报、汇总微机化；至1998年，垦区会计业务处理全面实现电算化。
　　以电子计算机记账为标志的会计电算化过程，是会计电算化与会计核算体制改革逐步统一的过程。随着会计电算化的推开，会计核算体制也进行了一系列的改革。
　　第一，变基层核算单位的分级核算报表制为集中核算报账制。基层生产队不再设出纳人员，生产队会计定期上报备用金使用、职工个人往来结算、农用材料变动以及其它各项收支的原始凭证，由场电算中心填制记账凭证，电算记账会计输入微机记账，归纳处理各队会计业务与编制各队报表。
　　第二，建立电算中心。电算中心由农场财务科领导，负责全场会计电算化工作。每个农场的电算中心视核算单位多少、距离远近设一个或几个电算站，电算站与电算中心实行微机联网。至1997年底，垦区103个农场电算中心、208个两级局直企事业单位与总局、分局联网，实现了微机网络化。
　　第三，电算中心负责人一般由财务科副科长兼任，同时，设有稽核会计、票据管理会计、电算审查维护会计、电算记账会计岗位。每一岗位的人员配备依据各场核算单位数量的多少、业务量大小而定，不同岗位职务可以兼任，但每台微机必须固定一名电算记账会计。
　　第四，改革生产队核算方法。其一，根据生产队所报会计资料，场电算中心按每一生产队设置总账与编制会计报表。其二，往来结算类账户、存货类账户、固定资产类账户、制造费用账户等电算中心按生产队设二级账户并分别按往来户名称及各项生产的类别、品种等设三级明细账户。其三，生产队不再设立总账与完整的账簿体系，只建立辅助账或登记簿。包括：家庭农场往来辅助账、应收账款辅助账、其他往来辅助账、各类存货调拨明细账、备用金登记簿、固定资产卡片、生产队责任盈亏登记簿。生产队辅助账与电算中心明细账每月必须相互核对，弄准数字。
　　第五，改革账务处理程序。会计电算化账户体系设置的变化，导致账务处理程序的变化。电算化账务处理程序包括：其一，填制审核原始凭证。生产队会计填制或取得原始凭证后(其中支出凭证必须经队长和经办人在凭证背面签字)，定期编制原始凭证汇总单(即报账单，会计分录到三级明细账户)一式二份，到电算中心报账；电算中心凭证审核会计审核后，在汇总表上审核盖章并返回一份，报账单附后，生产队会计登记登记簿和辅助账。其二，编制记账凭证。凭证审核会计将审核后的原始凭证汇总单(报账单)连同所附原始凭证交记账会计；记账会计输入会计分录，经审核会计审核签章后，打印出记账凭证并整理装订。其三，登记账簿。在微机存储账簿记录的同时，每个账户界面输满时，可打印出账页备查；每月末打印全部账户(一、二、三级明细账户)余额表。在两三年内微机存储账簿记录和打印备查账同时并存。还可根据需要经电算主管批准，随时打印出有关账簿资料。其四，编制会计报表。按主管部门要求，使用微机处理报表，同时打印出报表备查；按农场内部管理需要，逐步完善内部分析报表体系及微机处理程序；电算中心每月将其所辖报账单位的账目，由微机自动编制成表，返报账单位查阅与核对。
　　黑龙江垦区在利用“农垦会计核算软件”的同时，还从垦区具体情况出发，自行开发其他软件。
　　设计统一的微机会计科目字典。1994年哈尔滨管理局开始编制微机会计科目字典，由付国文等一批精通业务的骨干集中在一起进行研究编制，当年完成了初步设计。1995年边试验边运行、边修订完善，先后经过四次修改，年末形成了全局统一使用的微机会计科目字典。这个科目字典共设5级科目，有3887个总目和子科目，满足了各行业的所有会计电算业务的需要。为了使全局核算口径一致，微机账务系统自动生成会计报表，不出现误差，科目字典不得任意修改，需要修改时，由总局财务处统一进行。通过设计统一的微机会计科目字典，使应用“农垦会计核算软件”做到了统一规范，达到了标准化，并为下一步开发微机提取会计报表和设计财务决算报表程序打下了基础。对比会计手工作业而言，微机记账实行统一的科目字典，避免了各单位科目设置混乱，核算不统一等问题，这无疑是规范垦区会计核算的一项重要措施。1996年总局财务处以这个科目字典为版本，进行了系统修订，制定了全垦区的企业会计电算化科目字典，并在垦区全面推广应用，把垦区会计电算化工作推向新的阶段。
　　为满足企业现代化管理的需要，垦区开发了记账软件提取报表和报表自动生成“万元”计量单位的功能。黑龙江垦区企业决算数据全部来源于会计账上的24张报表，编制了报表的数据提取程序。对于含有统计数据和其他调查数据的决算报表，通过将有关统计数据和调查数据输入已编制好的数据库中，再由提表程序从数据库中自动提取，经过文件统一编辑后，开发出了全套会计报表提取数据程序，使记账、自动结账、自动提表并根据报表的关系自动生成万元计量单位的全套程序功能。再加上原来编制的工资管理、销售管理、存货管理程序纳入会计电算化系统管理，更丰富了会计核算软件的应用功能，满足了企业经营管理的需要。要了解和把握某个行业、某个企业、基层单位的生产经营情况，只要应用这些软件2—10分钟就可以得到相关的分析数据，满足企业分析经营状况的需求。现在一个中型农场采用数据提取程序，利用一个网络管理员一天即可完成所有基层单位的报表提取和汇总工作。
　　进一步开发财务管理软件，为高层次管理服务。在总局财务处的统一部署下，组织力量精心规划、精心设计、精心组织，利用建立全局性的会计管理软件和经济活动分析软件，建立起企业经营决策模型。
　　自1997年5月始，总局投资2 000多万元，利用原有通讯网络，先后在宝泉岭、建三江、北安等分局进行微机联网试点，取得了微机联网的成功经验。1997年10月，垦区会计电算化全面实施联网工作。仅用了4个多月，全垦区共有103个农场、208家总局、分局直属企业的2 000多台微机同时入网，达到了全天24个小时 (除个别企业外)开通。总局财务处与有关部门联合开发了财务信息查询系统，正式向总局领导、机关部门和各分局、农牧场每天传送财务信息，包括生产队一级的财务报表等信息。还利用会计电算化网络传送有关经济信息，实现了垦区经济信息网络化。
　　以电子计算机核算为标志的会计电算化，给垦区带来了会计核算与财务管理的划时代变化。
　　第一，转变生产队管理方式，强化服务职能。农业生产队开展会计核算工作在垦区历史上起到过重要的作用，但随着改革逐步向深层次进展，垦区借助于会计电算化，生产队实行报账制；转变管理方式，强化服务职能，取得了非常显著的效果。如有的农场过去生产队这一管理层次，存在不少问题，乱投资、乱融资造成的资金流失，生产队私设小金库，管理费用失控，非生产性开支居高不下，招待费用支出过大等等。实行生产队报账制后，生产队的财权得到了有效的监督，使生产队由管理型转向管理服务型，实现了生产队职能的根本性转变。
　　第二，精简了机构人员，提高了效率。会计电算化和报账制的推行，减少了生产队和场内一些小单位的会计、出纳人员。由于实行电算化，严格了制度，会计数据更精确。管理上需要的财会数据“立等可取”，便利于分析利用。
　　第三，会计电算化使会计的管理和监督职能得到有效发挥。使管理得以向下延伸，由松散管理转为直接监管，由事后控制转为事前控制。
　　第四，实行电算化，垦区企业财务管理部门和领导可及时了解到企业的财务状况，提高了管理水平和工作效率，强化了财务指导和监督，过去要调查一个农场的财务情况，需派人前往，至少要用10多天时间，耗时费力。通过微机联网，随时可掌握每个企业的财务情况，节省人力物力和时间。会计电算化网络开通后，坐在总局财务处电算中心或配有微机终端的总局领导办公室及有关部门，随时可了解到垦区8 000多个基层单位的财务状况。这标志着垦区财务从传统管理转向现代化管理，实现了财会信息由报表电话传送到网络数据传送。这在全国农垦系统尚属首家，其网络规模、功能在全国农垦处于领先地位。
　　电算化在垦区财会工作中全面系统推行较早的，当首推哈尔滨分局，他们的作法于1996年8月份在佳木斯召开的全国农垦财务工作会议上作了专题介绍。在电算化制度建设方面较为突出的，该属宝泉岭分局，他们于1996年10月拟定了《农垦企业会计电算化运行办法》，1997年4月又在《1997年财务管理工作意见》中，随文下发了《农场电算中心建账有关问题指导意见》和《会计电算化工作规范化考核指标》，使各场会计电算化有了可操作的依据并向规范化迈进。普阳农场会计电算化设施完备，开展较好。该场在场长丁元森、副场长顾坚大力支持下，财务科长张天明主办，在新建办公室内以百平方米左右的房间，投资42万元，前后购置18台微机，较早实现全场会计电算化。