第四节　档案管理


　　1983年，黑龙江省审计局建局时即成立了机关档案室，当时仅保存文书档案。1986 年，省审计局制定了《审计档案试行程序》，开始增建全省性的审计档案，归属黑龙江省审计局文书部门管理。

　　1987～1990年，省审计局要求全省各级审计机关按照审计署、国家档案局制定的《审计文件材料立卷归档工作试行程序》和《审计档案保管期限表》有关规定，做好档案管理的各项工作。同时，根据实际情况制定了一系列档案管理制度，通过举办培训班等活动，促进档案管理工作经常化、制度化、规范化、科学化。1987年4月20～28日，举办了黑龙江省审计局组建以来首次审计档案培训班，参加培训的82人来自各行署、市、县审计局专职、兼职的档案、文书和审计人员。参加培训的人员系统地学习了审计档案基础理论、基础知识、基本工作技能，审计档案工作的内容、立卷归档的原则方法及工作程序。1989年7月25日，省审计局根据审计署加强审计档案管理工作要求，制定了《黑龙江省审计档案管理暂行办法》，要求全省各级审计机关认真执行。各级审计机关按着有关要求，认真开展了审计档案管理工作。同年9月，绥化行署审计局在全区开展了档案升级月活动，根据统计，全区有370多人结合审计工作投入了档案整理工作，占审计人员总数的85％，全区共整理了2600 多卷，其中：文书卷1300卷，审计卷1150卷，会计卷150卷，经过联检联评，地、市、县审计局档案普遍达到二级以上，海伦、肇东、绥化、安达等五个单位达到省一级水平。1990年，省审计局根据档案管理工作要协调发展的要求，印发了《黑龙江省审计系统档案工作管理办法》《关于黑龙江省审计系统档案工作的若干规定》，要求各级审计机关，结合当地实际制定具体措施和办法，以便在新的一年里把黑龙江省档案工作再推向一个新阶段。同时，根据加强内部审计工作管理、完善内部审计工作、提高内部审计工作质量、促进内部审计工作的制度化、法制化、规范化要求，省审计局下发了《关于加强内部审计档案管理及有关问题的通知》文件，要求各内审机构的审计档案管理工作要结合本地情况，参照《黑龙江省审计档案管理暂行办法》有关条款执行；档案卷皮由当地审计机关统一印发，各内审机构审计用纸统一使用黑龙江省审计局印制的审计专业用纸；各地要把内审档案管理工作纳入年终的内审工作考核范围。

　　1991年，按照黑龙江省委、省政府以及黑龙江省档案局有关机关文书档案管理升级要求及具体标准，省审计局开始了文书档案升级工作。省审计局办公室设立了档案科，配备了专职的文书和档案员，建立了正式档案管理机构，省审计局机关各处室和直属单位均配备兼职档案员，形成了较为完整的档案工作网络体系。同时，根据档案管理工作各环节应该加强和健全的有关要求，省审计局制定了一整套档案管理规章制度，包括《立卷归档制度》《档案员岗位责任制》《档案保管制度》《档案销毁制度》《档案统计制度》《档案保密制度》《档案借阅制度》《审计档案质量验收制度》《黑龙江省审计档案暂行管理办法》在内的各项规章制度，并且成立了档案鉴定小组，增添了“七防”设施：防火、防盗、防虫、防尘、防光、防潮、防鼠。室内配有监测温湿度仪器，并有监测记录。根据审计档案工作“三化”建设的要求，省审计局颁发了《黑龙江省审计档案工作考核办法》，开始对各级审计机关的档案管理工作进行考核。同年，省审计局建立了审计事务所档案，要求审计事务所报送审计事务所章程、办公场所、资信证明、营业执照等档案材料。截至年底，省审计局共保存档案1455卷，其中：行政文书档案796卷，审计档案430卷，会计档案209卷，声像档案12卷（册），科技档案8卷。哈尔滨市审计局档案室室藏档案数1255卷，齐齐哈尔市审计局档案室室藏档案数1199卷，牡丹江市审计局档案室室藏档案数667卷，佳木斯市审计局档案室室藏档案数348卷，大庆市审计局档案室室藏档案数76卷，鸡西市审计局档案室室藏档案数618卷，双鸭山市审计局档案室室藏档案数796卷，伊春市审计局档案室室藏档案数259 卷，七台河市审计局档案室室藏档案数164卷，鹤岗市审计局档案室室藏档案数189卷，大兴安岭行署审计局档案局藏档案数737卷，绥化行署审计局档案室室藏档案数517卷，松花江行署审计局档案室室藏档案数233卷，黑河行署审计局档案室室藏档案数250卷。同年， 省审计局被黑龙江省档案局评为1991年度黑龙江省机关文书、档案管理一级单位。

　　1992～1996年，省审计局（厅）在巩固审计系统文书档案工作升级成果的同时，加强审计档案管理工作，以及对下级审计机关审计档案管理工作的指导，并运用计算机软件，开始建立电子数据档案。1993年，省审计局获得审计署批准，成为《项目审计档案管理信息系统》试用户及销售代理。1993～1994年，省审计局31次深入到13个县（市）、9个地市审计局，2个局直属单位进行面对面指导，并建立详尽的指导记录。截止到1994年底，全省达到省一级审计档案管理水平的审计局有50个，达到省二、三级水平的审计局有10个，升级率为69％，一级率为57％。1995年，根据进一步提高审计业务档案管理水平，充分发挥运用审计信息资源，扩大审计成果，提高工作效率的要求，省审计厅自行开发研制了《黑龙江省审计业务档案管理系统》，并在全省各级审计机关范围内推广应用。1996年6月25～28 日，省审计厅举办了全省审计业务档案管理计算机软件培训班。至此，黑龙江省各级审计机关开始利用档案管理系统计算机软件建立电子数据档案。

　　1997～2005年，省审计厅将档案管理工作纳入年度目标管理，在省审计厅机关内开展机关公文检查活动，把公文质量作为档案质量的重要内容，对每份公文进行评分，按季度统计分数进行通报。全省各级审计机关按照审计署《审计机关审计文件材料立卷归档作业规程》和省档案局立卷归档文件整理要求，对各类审计文件材料立卷归档。按照《审计档案工作管理和质量考核评比办法（试行）》的规定，省审计厅对地市审计机关的档案管理工作进行了考评，并及时通报全省。根据档案管理工作现代化的要求，省审计厅投入使用了审计档案管理信息系统网络版，使对直属单位和下级审计机关的档案指导工作走向正规化，并作为省审计厅和办公室常规工作的一项重要内容，发挥档案资料的服务功能，为审计人员及相关人员查阅、编写书籍提供所需资料，同时做好汛期档案的保护工作。1997年5月，根据促进审计档案工作现代化及为“两个文明”建设服务的要求，省审计厅决定从本年开始在省审计厅机关及各地、市审计局开展审计档案管理和质量检查工作，规范系统档案管理工作。检查的结果在省审计厅内、全省审计系统内进行通报。1998年，黑龙江省遭遇罕见的洪涝灾害，省审计厅及时下发文件要求各级领导重视档案管理工作，妥善安排，保证各类档案安全度过洪涝期。省审计厅组织专兼职档案员对档案保管状况进行了一次彻底检查，采取措施消除隐患，排除不安全因素。对在洪涝期档案工作中出现的问题，省审计厅要求各级审计机关在报告当地政府的同时，要向省审计厅报告。同年，部分市地审计机关采取多种形式加强对下级审计机关档案工作的检查指导。牡丹江市审计局在完善和加强本级档案规范化管理的同时，加大对全市审计机关档案管理的指导力度，由档案局和审计机关组成联合检查组，深入县、区审计局检查指导。齐齐哈尔市审计局围绕贯彻执行《齐齐哈尔市档案管理条例》，依法管理审计档案，组织审计人员认真学习《齐齐哈尔市档案管理条例》， 要求审计档案立卷和检查验收必须注重归档材料的完整性、程序性、安全性，加强对档案工作的组织领导，建立领导负责制， 机关设专兼职档案工作人员，处、科设兼职档案员。2000年，省审计厅组织厅机关各处室及直属单位负责档案工作的人员，参加了《中国档案报》举办的“世纪科技杯”档案法规与档案现代化管理知识大赛。2001年，根据审计署下发的《审计机关审计档案工作准则》以及加强审计机关审计档案规范化建设，保证审计档案质量，开发利用审计档案资源，提高审计档案工作现代化管理水平的要求，省审计厅制定了《审计档案工作管理和质量考核评比办法（试行）》。按照此办法，省审计厅分别对13个地市、131本案卷进行了检查，并针对发现的案卷质量问题进行了纠正。通过考核评比，牡丹江市审计局、黑河市审计局、哈尔滨市审计局、齐齐哈尔市审计局获得了先进单位荣誉称号。2002 年，按照黑龙江省档案局《关于向省档案馆报送已公开现行文件有关问题的通知》要求，省审计厅对收集到的各类文件材料进行了清理、鉴定，并报送省档案馆。截至2005年底，全省各级审计机关室存档案9725卷，其中：永久、长期档案5236卷。省审计厅形成文书档案564件，其中：永久121件，长期179件，短期270件。另外形成多套汇集1926件，资料2204 件，审计档案492卷，其他档案67卷。